Le métier de greffier au Luxembourg

Le statut du greffier :

Au Luxembourg, le recrutement des greffiers répond aux conditions générales d’accès à la fonction publique de l’Etat telles que définies par la loi du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’Etat.

Nul n’est admis au service de l’Etat en qualité de fonctionnaire s’il ne remplit les conditions suivantes :

• être de nationalité luxembourgeoise,
• jouir des droits civils et politiques,
• offrir les garanties de moralité requises,
• satisfaire aux conditions d’aptitude physique requises pour l’exercice de la fonction,
• satisfaire aux conditions d’études et de formation professionnelles requises, et
• faire preuve, avant l’admission au stage, d’une connaissance adéquate des trois langues administratives, à savoir le luxembourgeois, le français et l’allemand.

Le niveau d’études requis est le diplôme de fin d’études secondaires ou secondaires techniques. Les greffiers sont recrutés parmi les fonctionnaires de la carrière moyenne du rédacteur, c’est-à-dire à niveau baccalauréat.

 Après avoir passé avec succès l’examen-concours pour l’admission au stage dans les administrations de l’Etat et les établissements publics, le fonctionnaire-stagiaire suit à l’Institut National d’Administration Publique (en abrégé INAP) une formation générale de 3 mois avec une partie théorique portant sur des cours de droit, d’économie, l’étude de textes législatifs, de culture et de langage administratif, et une partie pratique avec des workshops. Cette formation est sanctionnée par un examen qui décide de l’admission au stage à l’Administration Judiciaire.

 Un an après la nomination provisoire au greffe, le stagiaire doit passer à l’INAP un examen théorique sur les bases légales et techniques du fonctionnaire luxembourgeois (i.e. régime des pensions, traitements, statut général, budget, comptabilité de l’Etat etc.).

 Avant la fin de son stage d’une durée de 2 ans, le stagiaire doit subir à l’Administration Judiciaire un examen qui décide de son admission définitive.

Cet examen de fin de stage traite les matières suivantes :

• a) l’instruction criminelle,
• b) le droit pénal,
• c) le droit constitutionnel,
• d) la procédure civile, et
• e) une analyse d’un texte allemand et français.

Après ce dernier examen obligatoire, le fonctionnaire-greffier sera nommé définitivement à sa fonction et prêtera serment.

 Trois ans après la nomination définitive, le greffier aura la possibilité de se présenter à un examen de promotion  en vue de son avancement aux grades supérieurs de sa carrière. Il porte sur:

• a) le droit civil,
• b) le droit commercial,
• c) le droit du travail,
• d) le droit administratif, et
• e) le service médical.

 Le long de leur carrière, les greffiers suivent une formation continue à l’INAP.

La carrière du greffier s’échelonne entre les grades 7 et 13bis et ils sont nommés à leur fonction par le Grand-duc à l’exception des stagiaires-greffiers du grade 7. Ils sont affectés aux emplois et désaffectés par le Procureur général d’Etat.

Les greffiers en chef émanent de la même carrière mais ne sont normalement nommés à ce poste qu’en fin de carrière, c’est-à-dire aux grades 12 ou 13, 13bis, atteints après + 20 ans de service. Leur recrutement se fait sans concours mais suivant le tableau d’avancement et la valeur professionnelle du candidat. L’affectation à l’emploi de greffier en chef est faite par le Ministre de la Justice sur avis du Procureur général d’Etat et du chef de corps de la juridiction visée par le candidat.

Le fonctionnement des greffes :

 Au sein de l’Administration judiciaire, les effectifs budgétaires 2003 sont de 154 fonctionnaires.

 Les greffes sont dirigés par un greffier en chef qui est assisté le cas échéant d’un greffier en chef-adjoint. Ils sont au nombre de 6 pour tout le pays et ont le même degré de compétence.

 Le personnel des greffes se compose de 4 catégories :

• les greffiers-fonctionnaires à niveau baccalauréat, profitant de toute la formation dont je vous ai parlé ci-avant,
• les greffiers-fonctionnaires ayant accompli 5 années d’études secondaires ou équivalentes, qui sont dénommés expéditionnaires de la carrière inférieure du personnel de l’Etat,
• les employé(e)s de l’Etat, et
• les employé(e)s à contrat d’auxiliaire temporaire, engagé(e)s pour une durée maximale de 12 mois suivant décision du gouvernement en vue d’une lutte efficace contre le chômage. Leur embauchement se fait chaque fois qu’un service souffre d’une surcharge de travail et doit être momentanément dépanné.
• En raison de la politique d’engagement minimal de fonctionnaires que poursuit notre gouvernement, il existe depuis longtemps un manque accru de greffiers des 2 premières catégories. Afin de garantir le bon déroulement des audiences et l’exécution des tâches générales du greffe, presque l’intégralité des employé(e)s a été assermentée et mis à pied d’égalité avec les fonctionnaires.

Les fonctions du greffier :

 Les articles 78 et suivants de la loi portant sur l’organisation judiciaire stipulent que

le greffier

• assiste le juge dans tous les actes et procès-verbaux de son ministère. Cette règle reçoit exception dans les cas d’urgence. Elle reçoit encore exception quand il n’y a pas lieu de garder minute de l’acte à faire ;
• il écrit ce qui est prononcé ou dicté par le juge et dresse acte des diverses formalités dont l’accomplissement doit être constaté ;
• il est responsable, à l’égard des parties, des pièces produites … et des pièces à conviction remises à leur garde ».
• il assure la réception des actes introductifs d’instance, il procède à leur enrôlement et aux convocations sur requête, veille à la garde des dossiers, s’occupe de la tenue des plumitifs d’audience et registres, il atteste de la présence des parties dans les procédures;
• il assiste le juge lors des audiences, des comparutions des parties, des enquêtes, des visites des lieux, des autopsies, des inventaires de faillite et des auditions auprès des personnes mis sous tutelle ou curatelle ;
• il procède à l’exécution matérielle  de l’apposition des scellés ;
• il rédige les jugements, ordonnances et procès-verbaux. L’inscription de ces actes au répertoire général, la distribution des copies aux parties respectivement leur notification sont du ressort du greffier ;
• il reçoit les déclarations de successions ;
• il est nommé comptable extraordinaire pour ce qui est du paiement des taxes à témoin et en est personnellement responsable vis-à-vis de la Trésorerie de l’Etat ;
• il joue le rôle de correspondant informatique pour tout ce qui concerne le matériel informatique du greffe.

 Tous les actes et procès-verbaux des juges, sauf ceux rédigés en brevet, requièrent le contreseing du greffier certifiant l’assistance de celui-ci. Le juge ne peut pas officier sans son greffier.

 Certains services préconisent l’élaboration d’une proposition de décision par le greffier. Elle sera soumise pour approbation au magistrat.

 Le greffier en chef exerce les fonctions de dirigeant du greffe et de chef du personnel.

• il veille à l’organisation interne du service, il apprécie les nécessités du service et les aptitudes de ses collaborateurs, il assure les remplacements à effectuer;
• il garde les minutes, registres et tous les actes afférents à la juridiction près laquelle il est établi. Il en délivre des grosses, expéditions ou extraits ;
• il établit les statistiques judiciaires ;
• il délivre les certificats de non-appel ainsi que les procès-verbaux de description de testament;
• il veille à l’aménagement et à l’entretien des locaux mis à sa disposition ;
• il fait fonction de greffier du Président du Tribunal respectivement de la Cour.

Les attributions du greffier :

Hormis les domaines d’activité traditionnels des greffiers, leurs attributions recouvrent entre autres

• la juridiction gracieuse (registre de commerce, déclarations de succession). Le livre foncier par contre est géré au Luxembourg par les fonctionnaires de l’Administration de l’Enregistrement ;
• l’Etat civil avec les mentions marginales et les actes de l’état civil ;
• en matière civile : la préparation des ordonnances conditionnelles de paiement, des saisies sur salaire ;
• en matière commerciale : la réception des aveux en faillite, les inventaires des faillites, les liquidations ;
• en matière pénale : la préparation des ordonnances pénales  et le service de l’exécution des peines ;
• le Service d’accueil et d’information juridique.